Teknik Manajemen Waktu

TEKNIK MANAJAMEN WAKTU

Pengertian Manajemen Waktu

Waktu itu ibarat uang, sangatlah berharga. Tapi bedanya, uang bisa saja kita dapatkan kembali jika hilang atau mungkin kita bisa mendapatkan gantinya, sedangkan waktu yang hilang sampai kapanpun tidak akan pernah bisa kembali.

Lalu sudah seberapa maksimalkah kita memanfaatkan waktu kita yang berharga ini ? Kebanyakan dari kita hanya menghabiskan waktu dengan sia-sia dan akhirnya menyesal. Sebenarnya jika kita ingin mengatur kehidupan kita, merubahnya menjadi menyenangkan itu mudah saja, yang kita butuhkan adalah mengatur waktu kita sebaik-baiknya. Pengaturan waktu yang efektif merupakan hal yang mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan.

Lalu apa itu manajemen waktu ?

Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan manajemen waktu yang telah ditetapkan sebelumnya.Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

Pentingnya Manajemen Waktu

Mengapa kita perlu memanajemen waktu kita sebaik mungkin ? Selain karena waktu itu sangat berharga, ada beberapa alasan lainnya, diantaranya :

o   Manajemen waktu membantu kita untuk berkerja lebih efektif dengan skala prioritas.

o   Manajemen waktu menjauhkan kita dari stress kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya

o   Manajemen waktu membuat kita lebih produktif (dapat menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan.

Prinsip Manajemen Waktu

Untuk dapat mengelola waktu dengan tepat, maka diperlukan pemahaman tentang prinsip-prinsip dasar manajemen waktu agar lebih berhasil dan berdaya guna. Berikut ini prinsip dasar manajemen waktu yang penting diperhatikan :

o   Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

o   Selesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin dan tuntaskan tugas sebelum mulai tugas yang lain.

o   Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait.

Sumber :

(http://bisnisukm.com/manajemen-waktu-merupakan-awal-sebuah-keberhasilan.html

http://personalityadityabayukusuma.wordpress.com/2010/12/27/pengertian-manajemen/

http://public.slidesharecdn.com/stylesheets/sspl)

SKALA PRIORITAS

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu yang diutamakan.

Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :

1)      Tingkat Urgensinya, yang mana yang harus didahulukan

2)      Kesempatan yang dimiliki

misalnya : obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal kedua

3)      Pertimbangan Masa deman, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan pendidikan maka dari itu pendidikan beserta    pelengkapnya harus di utamakan juga

4)      Kemampuan diri

5)      Tingkat pendapatan

6)      Status Sosial

7)      Lingkungan

Sumber :(http://aushaf-fahri.blogspot.com/2012/09/cara-membuat-skala-prioritas.html)

Tiga Kategori Prioritas Waktu

1)      Jangan dikerjakan

2)      Kerjakan Nanti

3)      Kerjakan Sekarang

1.	Jangan Dikerjakan	Masalah dapat hilang tanpa diatasi Sudah kedaluarsa Dapat dikerjakan oleh orang lain
2.	Dikerjakan Nanti	Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambat Alasan penundaan tugas : Tidak ingin memulai Tidak tahu dari mana memulai Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai
3.	Dikerjakan Sekarang	Kebutuhan unit operasional harian Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda, misal : Kebutuhan staf Kebutuhan peralatan Rapat

Tabel 1 Kategori Prioritas Waktu

Sumber : ((http://bisnisukm.com/manajemen-waktu-merupakan-awal-sebuah-keberhasilan.html

http://personalityadityabayukusuma.wordpress.com/2010/12/27/pengertian-manajemen/

http://public.slidesharecdn.com/stylesheets/sspl)

DELEGASI

Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Ada alasan mengapa diperlukan pendelegasian, yaitu sebagai berikut :

1.      Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri.

2.      Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.

3.      Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan.

4.      Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran dari kesalahan.

5.      Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan.

Dibawah ini adalah prinsip – prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif :

1.      Prinsip scalar.

2.      Prinsip kesatuan perintah.

3.      Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.

Yang memungkinkan gagalnya delegasi, yaitu:

1.      Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.

2.      Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya.

3.      Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya.

4.       Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.

5.      Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.

6.      Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas – tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

7.      Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar.

Sumber : (http://satriagosatria.blogspot.com/2009/12/pengertian-delegasi.html)

ASERTIF

Asertif  dapat diartikan sebagai kemampuan untuk menyatakan diri dengan  tulus, jujur,  jelas, tegas, terbuka,  sopan,  spontan,  apa adanya, dan tepat  tentang  keinginan, pikiran,  perasaan  dan emosi yang dialami, apakah hal tersebut yang dianggap menyenangkan ataupun mengganggu sesuai dengan hak-hak yang dimiliki dirinya  tanpa merugikan, melukai,  menyinggung,  atau mengancam hak-hak,  kenyamanan,  dan integritas  perasaan  orang  lain.  Perilaku  asertif tidak dilatarbelakangi maksud-maksud tertentu, seperti  untuk memanipulasi, memanfaatkan, memperdaya atau pun mencari keuntungan dari pihak lain. 

Inti dari perilaku asertif adalah kejujuran, yaitu cara hidup atau bentuk komunikasi yang berlandaskan kepada kejujuran dari hati yang paling dalam sebagai bentuk penghargaan pada orang lain, dalam cara-cara yang positif dan menetap, yang dicirikan dengan kemampuan untuk mengekspresikan diri tanpa menghina, melukai, mencerca, menyingung, atau menyakiti perasaan orang lain, mampu mengontrol perasaan diri sendiri tanpa rasa takut dan marah. Dalam kehidupan atau komunikasi sehari-hari, orang yang asertif akan  lebih  memilih  pola interaksi  “I’m  okay,  you’re  okay”  atau  menggunakan
pernyataan-pernyataan yang lebih mencerminkan tangungjawab pribadi, seperti penggunaan kata-kata  ”saya” dari pada  ”  ”  atau  ”kamu”. Misalnya,  ”saya  sedih, marah,  dan malu    ketika saya tahu      ...” dari pada  ”kamu pembohong,  tidak disiplin, dan  tidak dapat dipercaya karena    ....”. 

Dengan demikian, orang yang asertif akan memiliki kebebasan untuk meluapkan perasaan apa pun yang  dirasakan, dan  berani mengambil tanggung jawab  terhadap perasaan  yang dialaminya dan menerima orang lain secara terbuka. Memiliki keberanian untuk tidak  membiarkan orang  lain mengambil manfaat dari perasaan yang dialaminya,  tetapi orang lain pun memiliki kebebasan untuk mengungkap apa yang dirasakannya. 

Perilaku asertif dapat dengan mudah dipahami bila dibandingkan dengan perilaku non asertif,  baik yang sifatnya pasif  atau  agresif. Dalam perilaku pasif, seseorang tidak memberikan reaksi atau mengekspresikan perasaan negatif yang dialaminya  secara  jujur dan  terbuka, tetapi dilakukan dengan menyimpan perasaannya tersebut, menarik diri, menerima, atau menggerutu. Perilaku non asertif-pasif hakekatnya adalah bentuk ketidakjujuran emosi, kegagalan diri atau kekalahan diri yang didasari oleh perasaan-perasaan takut, cemas, mengindari konflik, keinginan untuk mencari jalan keluar paling mudah, dan bahkan ketidakmampuan untuk memahami diri dan memenuhi kebutuhan untuk bersikap sabar.  Pola komunikasi yang berkembang pada kelompok nonasertif-pasif adalah  “I’m not okay, you’re okay”. 
            Sedangkan pada perilaku nonasertif-agresif, reaksi yang diberikan diekspresikan keluar dan dilakukan secara terbuka melalui  tindakan aktif berupa pengancaman atau penyerangan, dilakukan secara langsung atau tidak langsung, baik dalam bentuk  fisik atau verbal. Tindakan yang dilakukan secara langsung, misalnya marah-marah, memukul, menuntut, dominan, egois, menyerang, dsb. Sedangkan tindakan tidak langsung, misalnya dengan menyindir, menyebar gosip, dsb.  Tindakan  agresif  ini biasanya  sengaja dilakukan dengan maksud  untuk melukai,   melecehkan, menghina, mempermalukan, menyakiti, merendahkan dan bahkan menguasai pihak lain.  Dalam pola komunikasi mereka cenderung menggunakan pola    “You’re not okay,  I’m okay”.

Dengan  kata lain, seseorang dikatakan bersikap non-asertif, jika ia gagal
mengekspresikan perasaan, pikiran dan pegangan/keyakinannya  secara tulus, jujur, sopan, dan apa adanya tanpa maksud untuk merendahkan hak-hak atau mengancam integritas perasaan orang lain, sehingga  justru menimbulkan  respon  dari orang lain yang tidak dikehendaki atau negatif.

Karakteristik Orang Yang Asertif

Secara umum, orang yang asertif  dicirikan dengan sikapnya yang  terbuka, jujur, sportif, adaptif, aktif, positif, dan penuh penghargaan terhadap diri sendiri maupun orang lain. Beberapa ciri lain, diantaranya adalah:

1)      Mampu  mengekspresikan  pikiran, perasaan, dan kebutuhan  dirinya, baik   secara verbal maupun non verbal  secara bebas, tanpa perasaan takut, cemas, dan khawatir. 

2)      Mampu  menyatakan “tidak” pada hal-hal yang  memang  dianggap tidak sesuai dengan kata hati atau nuraninya.

3)      Mampu menolak permintaan yang dianggap tidak masuk akal, berbahaya, negatif, tidak diinginkan, atau dapat merugikan orang lain.

4)      Mampu  untuk berkomunikasi    secara terbuka,    langsung, jujur,  terus terang sebagaimana mestinya 

5)      Mampu  menyatakan perasaannya secara jelas, tegas, jujur, apa adanya, dan sopan.

6)      Mampu  untuk  meminta tolong pada orang lain pada  saat  kita  memang
membutuhkan pertolongan. 

7)      Mampu mengekspresikan kemarahan, ketidak setujuan, perbedaan pandangan secara proporsional.

8)      Tidak mudah tersingung, sensitif, dan emosional.

9)      Terbuka untuk ruang kritik.

10)  Mudah berkomunikasi, hangat, dan menjalin hubungan sosial dengan baik.

11)  Mampu  memberikan pandangan secara terbuka  terhadap hal-hal yang tidak
sepaham.

12)  Mampu meminta bantuan, pendapat, atau pandanganngan orang lain ketika sedang
menghadapi masalah.

Sumber : (Makalah "Latihan Asertif", Sunardi. PLB UPI, 2010)

Perilaku asertif Menurut Beberapa Ahli 

1)      Menurut Pratanti (2007) sikap atau pun perilaku agresif cenderung akan merugikan pihak lain karena seringkali bentuknya seperti mempersalahkan, mempermalukan, menyerang (secara verbal ataupun fisik), marah-marah, menuntut, mengancam, sarkase (misalnya kritikan dan komentar yang tidak enak didengar), sindiran ataupun sengaja menyebarkan gosip.

2)      Menurut Lazarus (Fensterheim, l980) dalam Iriani (2009) perilaku asertif mengandung suatu tingkah laku yang penuh ketegasan yang timbul karena adanya kebebasan emosi dan keadaan efektif yang mendukung yang antara lain meliputi : 

a.       menyatakan hak-hak pribadi.

b.      berbuat sesuatu untuk mendapatkan hak tersebut

c.       melakukan hal tersebut sebagai usaha untuk mencapai kebebasan emosi.

Seseorang dikatakan bersikap tidak asertif, jika ia gagal mengekspresikan perasaan, pikiran dan pandangan/keyakinannya; atau jika orang tersebut mengekspresikannya sedemikian rupa hingga orang lain malah memberikan respon yang tidak dikehendaki atau negatif (Pratanti, 2009).

Perilaku asertif merupakan terjemahan dari istilah assertiveness atau assertion, yang artinya titik tengah antara perilaku non asertif dan perilaku agresif. Orang yang memiliki tingkah laku atau perilaku asertif orang yang berpendapat dari orientasi dari dalam, yaitu sebgahi berikut :

a.       Memiliki kepercayan diri yang baik.

b.      Dapat mengungkapkan pendapat dan ekspresi yang sebenarnya tanpa rasa takut.

c.       Berkomunikasi dengan orang lain secara lancar.

Sebaliknya orang yang kurang asertif adalah mereka yang memiliki ciri - ciri a). terlalu mudah mengalah/ lemah, b). mudah tersinggung, cemas, c). kurang yakin pada diri sendiri, d). sukar mengadakan komunikasi dengan orang lain

Menurut Sukaji (1983) dalam Fitri (2009) perilaku asertif adalah perilaku seseorang dalam hubungan antar pribadi yang menyangkut ekspresi emosi yang tepat, jujur, relatif terus terang, dan tanpa perasaan cemas terhadap orang lain. Perilaku asertif merupakan perilaku sesorang dalam mempertahankan hak pribadi serta mampu mengekspresikan pikiran, perasaan, dan keyakinan secara langsung dan jujur dengan cara yang tepat. Perilaku asertif sebagai perilaku antar pribadi yang bersifat jujur dan terus terang dalam mengekspresikan pikiran dan perasaan dengan mempertimbangkan pikiran dan kesejahteraan orang lain.

            Orang yang memiliki tingkah laku asertif adalah mereka yang menilai bahwa oraang boleh berpendapat dengan orientasi dari dalam, dengan tetap memperhatikan sungguh-sungguh hak-hak orang lain.Mereka umumnya memiliki kepercayaan diri yang kuat.

            Menurut Rathus (l986) orang yang asertif adalah orang yang mengekspresikan perasaan dengan sungguh-sungguh, menyatakan tentang kebenaran. Mereka tidak menghina, mengancam ataupun meremehkan orang lain. Orang asertif mampu menyatakan perasaan dan pikirannya dengan tepat dan jujur tanpa memaksakannya kepada orang lain (Iriani, 2009).

Tips untuk berperilaku asertif yang dapat digunakan adalah (Pratanti, 2007)

Tentukan sikap yang pasti, apakah anda ingin menyetujui atau tidak. Jika kamu belum yakin dengan pilihan anda, maka anda bisa minta kesempatan berpikir sampai mendapatkan kepastian.

1)      Berikan penjelasan atas penolakan anda secara singkat, jelas, dan logis. Penjelasan yang panjang lebar hanya akan mengundang argumentasi pihak lain.

2)      Gunakan kata-kata yang tegas, seperti secara langsung mengatakan “tidak” untuk penolakan, dari pada “sepertinya saya kurang setuju..sepertinya saya kurang sependapat…saya kurang bisa…..”

3)      Pastikan pula, bahwa sikap tubuh anda juga mengekspresikan atau mencerminkan “bahasa” yang sama dengan pikiran dan verbalisasi anda …Seringkali orang tanpa sadar menolak permintaan orang lain namun dengan sikap yang bertolak belakang, seperti tertawa-tawa dan tersenyum.

4)      Gunakan kata-kata “Saya tidak akan….” atau “Saya sudah memutuskan  untuk…..” dari pada “Saya sulit….”. Karena kata-kata “saya sudah memutuskan untuk….” lebih menunjukkan sikap tegas atas sikap yang anda tunjukkan.

5)      Jika anda berhadapan dengan seseorang yang terus menerus mendesak anda padahal anda juga sudah berulang kali menolak, maka alternatif sikap atau tindakan yang dapat anda lakukan : mendiamkan, mengalihkan pembicaraan, atau bahkan menghentikan percakapan.

6)      Anda tidak perlu meminta maaf atas penolakan yang anda sampaikan (karena anda berpikir hal itu akan menyakiti atau tidak mengenakkan buat orang lain)…Sebenarnya, akan lebih baik anda katakan dengan penuh empati seperti : “saya mengerti bahwa berita ini tidak menyenangkan bagimu…..tapi secara terus terang saya sudah memutuskan untuk …

7)      Janganlah mudah merasa bersalah ! anda tidak bertanggung jawab atas kehidupan orang lain…atau atas kebahagiaan orang lain.

8)      Anda bisa bernegosiasi dengan pihak lain agar kedua belah pihak mendapatkan jalan tengahnya, tanpa harus mengorbankan perasaan, keinginan dan kepentingan masing-masing.

Kategori Perilaku Asertif

Prinsip dan bentuk asertif antara lain:

1)      Pada prinsipnya asertif adalah kecakapan orang untuk berkata tidak, untuk meminta bantuan atau minta tolong orang lain

2)      Kecakapan untuk mengekspresikan perasaan-perasaan positif maupun negativ

3)       kecakapan untuk melakukan inisiatif dan memulai pembicaraan.

Ada 3 kategori perilaku asertif yaitu :

1)      Asertif penolakan yaitu ucapan untuk memperhalus, seperti misalnya : maaf !

2)      Asertif pujian yaitu mengekspresikan perasaan positif, seperti misalnya menghargai, menyukai, mencintai, mengagumi, memuji dan bersyukur

3)      Asertif permintaan yaitu asertif yang terjadi kalau seseorang meminta orang lain melakukan sesuatu yang memungkinkan kebutuhan atau tujuan seseorang tercapai tanpa tekanan atau paksaan.

Sumber : (http://zhalabe.blogspot.com/2012/01/perilaku-asertif.html#.UutC9fszWKE)